My Event un software libero e gratuito per organizzare eventi

Ho ricevuto molte email da quando ho cominciato questo blog che mi chiedono informazioni su software open source sulla gestione degli eventi.

Non nascondo il mio imbarazzo nel rispondere che in effetti una soluzione completa non c'è. Ci sono molte soluzioni per il project management, per il paper submission delle conferenze, per il ticketing, per la contabilità, per il CRM e tantissime suite di strumenti per l'ufficio.

Il processo di registrazione

Questo post si riferisce a tutti i tipi di eventi in cui ci sia un qualche processo di registrazione. Estenderei l'accezione anche per quegli eventi con biglietti che possono essere intesi come forma di registrazione.

La registrazione è cruciale per una serie di aspetti:

• dà un'idea di quanta gente parteciperà all'evento
• aiuta ad identificare un profilo tipo del partecipante
• aiuta a capire i gusti del partecipante
• può aiutare a capire le esigenze alimentari e quindi ad eliminare i problemi relativi al catering
• se automatizzata può facilitare il networking e far interagire i partecipanti prima dell'evento

L'organizzatore di eventi di sucesso

A molti può sembrare che organizzare ed eseguire eventi sia una passeggiata di salute. Che in somma non servano grandi competenze o caratteristiche per potersi avvicinare al business. In effetti è così per certi versi. Come avrete infatti notato molti degli strumenti pubblicati sul mio blog sono molto semplici e non richiedono particolari capacità per essere adoperati.

Nella stessa ottica più volte ho ricordato che l'industria non è impenetrabile, ma che anzi è relativamente semplice essere coinvolti ed ottenere velocemente responsabilità.

Nonostante ciò, sono altresì convinto che esista una chiara e definita linea di demarcazione che separa coloro che organizzano eventi per hobby dai professionisti del settore che organizzano solo eventi destinati al successo.

Non mi riferisco alla motivazione, che sicuramente rappresenta una caratteristica basilare e comune sia agli amatori che ai pro, ma a quelle caratteristiche che immediatamente vi fanno capire che chi vi è davanti sa cosa sta facendo. Ho definito questi attributi le 3 C (sicuramente non originale, ma di facile assimilazione).

- Controllo

Sia interno che esterno. La più cruciale delle caratteristiche, perché in defintiva rappresenta ciò per cui si è pagati. Il cliente infatti di solito chiede il nostro aiuto perché reputa noi capaci di mantenere il controllo dove lui/lei/loro non ne sia/siano capaci. Estenderei la categoria anche alla capacità di far sembrare tutto bello e al proprio ordine. Questo infatti è controllo. Penso ci vogliano diversi anni per acquisire la capacità di mantenere la calma quando c'è seria crisi. E questo avviene l'80% delle volte. Non penso che questa sia una caratteristica della personalità, al contrario penso che la si acquisisca con l'esperienza.

Ieri sera ho partecipato ad una conferenza organizzata da alcuni giovani molto motivati. Prima della conferenza ho parlato con l'organizzatore complimentandomi e invitandolo a conoscerci perchè non rinuncio mai ad occasioni di networking. Sono stato ricevuto da una persona in panico per un problema tecnico sul palcoscenico. Ho provato a rassicurarlo dicendo quanto potessi sentire una vibrazione positiva, ma invano perchè dovevo necessariamente partecipare al momento del dramma.

Ora, per quanto possa essere simpatetico con il ruolo ricoperto, questa a me sembra una mancanza di autocontrollo. Gli effetti di tale mancanza si riversano inevitabilmente sulla percezione dell'evento. Infatti, alla fine dei giochi nessuno si ricorderà di quanta luce c'era sul palcoscenico. Al contrario avrò un ricordo chiaro di come in quella situazione non sono stato accolto come un ospite e del networking che non ho fatto e, per quanto capisca la difficoltà, questo ricordo è attaccato nella mia mente come un Post-it col Super-Attack.

- Carisma

La base del controllo. Ancora una volta non mi riferisco a tratti di personalità. Sicuramente l'organizzatore di successo ha un carisma innato, ma vorrei focalizzarvi sulla capacità di sapere cos'è giusto in un particolare momento e di convincerne 3000 persone. Questa confidenza e capacità di comunicare si ottiene con molta esperienza e con molti errori.

Il carisma di cui parlo attiene alla capacità di trasmettere anche un immediato senso di sicurezza al cliente così come ai partecipanti. In qualunque evento siate coinvolti vi renderete immediatamente conto della situazione di crisi continua. Ebbene solo alcuni eletti sono capaci di gestire le cose con confidenza. E non parlo di coraggio, ma alludo al saper gestire la frustrazione propria e degli altri. Per saper gestire la frustrazione, il modo migliore è attraversarla. Solo poche persone hanno attraversato questa sensazione così tante volte da sapere cosa bisognerà fare in un dato momento di crisi.

Il carisma di cui parlo è anche saper dare brutte notizie o saper dire di no. Con budget sempre più ristretti e aspettative sempre più alle stelle si creano vuoti che solo chi ha carisma sa riempire. Ad esempio adoro quei professionisti capaci di dare notizie orribili come l'assenza di un relatore di grido, che comunque lasciano la folla convinta che quello che poteva essere fatto era stato fatto.

- Connessione

La definizione di un evento screma velocemente la massa di possibili partecipanti, invogliando solo alcuni, coloro che alla fine varcheranno la soglia dell'entrata da voi allestita. Queste persone verranno al vostro evento con un fine preciso, solo alcuni sono capaci di avere chiaro in mente quale sia questo fine.

Gli eventi sono espressione dell'inconscio collettivo. Diverse centinaia di persone si riuniscono animate da un unico desiderio, ma condividendo la stessa esperienza primordiale dell'uomo. L'abilità dell'organizzatore di successo è di connettersi con la gente e carpire la dinamica inconscia che la muove. Questa dinamica il più delle volte appartiene a tutti i partecipanti e molto spesso lo noterete in sguardi simili o vi verranno poste le stesse identiche domande.

Ebbene solo poche persone hanno la capacità di cogliere il motivo di condivisione e quindi sapranno già la risposta ancor prima che voi poniate la domanda.

Le 3 C non vogliono essere un'argomentazione a favore dell'esperienza contro l'educazione. Al contrario penso che un'attenta cultura di marketing, psicologia e business possano portarvi alle mie stesse (se non migliori) conclusioni, d'altro canto sono convinto dell'importanza dello sperimentare e sperimentarvi come la maniera più completa per diventare professionisti di successo.

10 errori comuni dell'organizzatore di eventi

10. Scarsa capacità di gestire il tempo. Non so se metterla al numero uno o lasciarla qui perché è comunque la prima che leggerete. Già di per sé organizzare eventi significa non solo saper gestire il proprio tempo, ma anche saper gestire il tempo di chi candidamente si è consegnato nelle vostre mani. La propria organizzazione è fondamentale, specialmente se si è proprietari di un'agenzia. In questo caso non ci sono solo le scadenze inerenti all'evento, ma anche le pressioni di dover accaparrarsi clienti, fare networking, coltivare la propria educazione. Bhè permettetemi una citazione, Nobody said it was easy...

9. Mancanza di competenze fondamentali. Ho già parlato qui di come sicuramente è utile fornirsi esternamente di competenze che non si posseggono. Sono convinto però e ne ho parlato diffusamente in inglese di come non si possa fare a meno di alcune competenze. Il marketing, il project management, così come un minimo di contabilità non possono mancare del tutto soprattutto sotto il profilo dell'educazione.

8. Non voler mettersi in gioco. Sicuramente l'organizzatore di eventi è colui che ci mette la faccia. Se qualcosa va storto, se il cliente non è soddisfatto di come sono andate le cose è lui che deve dare spiegazioni e che viene ritenuto responsabile. Mettersi in gioco significa assumersi quantità calcolate di rischio. Se le cose dovessero andare male, mettersi in gioco significa assumersene le responsabilità e interagire con il cliente, perché una spiegazione può mettere tutto a posto.

7. Mancanza di un network. L'organizzatore di eventi che possiede un'agenzia è sicuramente legato al territorio che occupa. Dopo aver passato due anni in Australia devo ammettere di aver perso per strada qualche contatto. Una priorità per me, dal momento che ho deciso di aprire la mia agenzia, è stata ricrearmi un network di potenziali clienti, fornitori e rappresentanti di enti pubblici. Senza un network di contatti per cui tu lavori e che lavorano per te manca quella componente di collaborazione necessaria a dare vita ad un giro di business.

6. Promettere troppo. Dai ammettetelo.... più è l'inesperienza più si vuole promettere la luna. Io sono stracolpevole. Quando ho cominciato a 16 anni raggranellando i miei soldini e investendo in serate di amici in discoteca promettevo di essere capace di fare fuoco e fiamme. Sicuramente ho imparato molto e molto in fretta. Ma è un modo rischioso di imparare perché si possono deludere le aspettative e perdere committenti che credono in voi.

5. Non credere nelle proprie capacità. Segue dal punto precedente che è necessario sapere cosa si è capaci di fare, e crederci fino in fondo. La confidenza nelle proprie capacità è il miglior strumento promozionale del proprio business. Il cliente capisce immediatamente che sapete di cosa state parlando, così come si rende conto altrettanto velocemente del contrario.

4. Cercare di fare tutto. Mea culpa, ancora. In inglese mi si definirebbe control freak ovvero mostro del controllo. In effetti ho sempre pensato che certe cose è meglio farle da solo che condividerle con una squadra. E' sono ancora convinto della validità di questo concetto. Il piccolo problema è che non è possibile assicurare standard di qualità per eventi sopra le 200 persone se non si dividono i compiti. In quest'ottica è importante circondarsi di persone che la pensano alla stessa maniera in quanto ad obiettivi.

3. Essere irresponsabili economicamente. Ancora una volta la riflessione è duplice. Un'attenzione particolare ha il budget dell'evento e l'interazione di esso con i clienti. Uno sforzo notevole deve essere in egual maniera indirizzato ad assicurare la sanità finanziaria dell'agenzia in cui si opera. Il punto 6 è qualcosa che può seriamente compromettere la stabilità economica di un'agenzia, così come le spese eccessive. Se siete lesti come Clint Eastwood in quanto a mano al portafogli, il mio consiglio e di preporre una persona che si occupa della contabilità e dei flussi di danaro.

2. Non sapere il prezzo della vostra prestazione. La psicologia del consumatore indica che un prezzo troppo basso può far percepire il vostro servizio come non adeguato, così come un prezzo troppo alto può apparire ingiustificato. Sapere quanto il cliente è disposto a pagare è fondamentale per poter arrivare a fine anno contenti. In questo senso è importante interloquire col cliente capire le sue esigenze, ma anche saper tradurre le esigenze in ore di lavoro.

1. Avere obiettivi modesti. Qual'è la vostra aspirazione professionale? Se vi siete aperti un'agenzia così come avreste aperto un ristorante ci sono poche probabilità di successo. Se al contrario siete convinti e motivati e pensate di poter arrivare in fondo è fondamentale crearsi degli obiettivi. Questi ultimi devono essere misurabili e concreti, così come realistici. Il mio obiettivo quando ho cominciato è stato arrivare ad essere coordinatore di un evento. Ora che comincio la mia avventura in solitario gli obiettivi cambiano....

I principi della Non conferenza e dell'Open Space

I principi della Non Conferenza e dell'Open Space danno uno schiaffo serio ai principi dell'Organizzazione Eventi.

I Principi:

- Chiunque partecipi, erano le persone giuste
- Qualunque cosa succeda, era quello che doveva succedere
- A qualunque ora si cominci, era l'orario giusto per cominciare
- Quando è finita è finita

Legge dei due piedi

- Se pensi di non stare apprendendo e/o di non poter dare il tuo contributo in nessuna maniera e in nessun momento, è tua responsabilità adoperare i tuoi due piedi per trovare un gruppo dove puoi apprendere e/o contribuire.

Se messi in pratica non vedo come l'evento non si traduca in instant success