giovedì 19 maggio 2011

Le 5 Migliori Qualità dell'Organizzatore di Eventi

Questo post (originale) è il risultato dello sforzo collettivo del nostro gruppo di Linkedin per identificare le caratteristiche che fanno emergere un professionista della gestione eventi.

Alcuni commenti. Leggi tutte le risposte perché potresti essere ispirato dalle ultime e c'è da dire che tutti i partecipanti hanno fatto un gran sforzo per collaborare. Sono molto felice di vedere finalmente professionisti della gestione eventi che scambiano opinioni e parlano della loro esperienza personale, ti renderai conto di come tutti ne trarremo vantaggio.

Queste sono, statisticamente, le caratteristiche sulle quali la maggioranza si è trovata d’accordo:

Flessibilità
Competenza
Organizzazione
Passione
Gestione del tempo



La prima risposta è quella che considero la migliore. La migliore vuole dire la più completa e conforme alla realtà secondo la mia esperienza. Nonostante ciò potresti trovare più stimolanti altre risposte ed è per questo che ho deciso di includerle tutte.

RISPOSTE:
Kevin Jurczyk – National Marketing Director di Branstrator Sunrooms e di Basement Systems of America:
1) Ottima gestione del tempo: l’abilità di coordinare non solo te stesso, ma anche i tempi di lavoro di tutto il team aiuterà notevolmente la gestione degli eventi. È tutto pianificare, ripianificare e programmare.
2) Abbondanza di risorse: secondo me questa è la cosa più importante. Negli anni che ho di esperienza nel mondo degli eventi, c’è sempre qualcosa che richiede creatività. Bisogna avere gran quantità di risorse e saperne fare un buon uso. Bisogna avere la capacità di mettere insieme tutte le piccole risorse per raggiungere un fine comune.
3) Comunicazione: scambia le tue idee e opinioni apertamente con il tuo team. Devi comunicare ad un livello che sia rispettoso per tutti, non parlare in modo meno educato ad un altro indipendentemente dalla sua posizione. Tutti possono contribuire con la propria parte, che vi porterà fino al successo. Devi essere sicuro di comunicare in modo chiaro e rispettoso. Accetta le critiche e apri la tua mente a nuove idee.
4) Passione: senza passione non è possibile sopportare le frustrazioni e fallimenti che possono accadere. Io posso insegnare come gestire il tempo, ma non posso insegnare la passione.
5) Grandi reti reali: devi essere capace di realizzare la tua idea e a volte rompere con convenzionalismi per riuscirci. Risolvi i problemi velocemente e impara a essere calmo quando le cose non vanno come aspettavi. Tutto il team dipenderà da te e non possono avere un leader che non sa prendere decisioni sotto pressione.

Chris Donahue – Regional Technical Trainer en PSAV – Presentation Services:
1) Ottima gestione del tempo
2) Essere un buon comunicatore
3) Attenzione ai dettagli
4) Abilità per risolvere creativamente i problemi
5) Essere calmo tutto il tempo

Chris Catoggio – Independent Event Services Professional:
Probabilmente il numero 1 è avere grandi qualità personali. Il gestore di eventi deve essere comunicativo con l’abilità di ascoltare e capire cosa cercano di raggiungere i clienti, e anche con l’abilità di trasmettere questo concetto nella negoziazione con i fornitori e venditori.
Il numero 2 è la organizzazione. Il gestore di eventi deve coordinare una gran quantità di responsabilità e gestire diversi team simultaneamente.
In terzo posto, un organizzatore di eventi deve essere flessibile. In qualsiasi evento le cose possono cambiare, cambiano senza nessun avviso e il gestore eventi deve essere in grado di saper affrontare la situazione.
Al quarto posto, un gestore di eventi deve essere responsabile. Non importa se le cose vanno bene o male, la responsabilità ultima degli organizzatori è che l’evento abbia successo.
Al quinto posto, un planner deve essere entusiasta e appassionato in quello che fa. L’entusiasmo e la passione apportano creatività e generano successo. Forse questo dovrebbe essere al primo posto!

David Schenberg – CEO Busy Event – a div. of Panamedia
1) Avere rispetto per tutti anche sotto pressione
2) Avare un livello di esperienza che permetta al cliente di dormire tranquillo
3) Abilità per risolvere una situazione critica
4) Avere una rete di esperti professionisti su cui contare
5) Esplorare e ascoltare continuamente per arrivare alla conoscenza critica

Nicole Price – Event Guru at McCormick Schmick’s
Mi sento felice di poter rispondere a questa domanda dopo aver avuto ieri la mia peggiore esperienza come consumatore in tutta la mia vita. Per questo, secondo me il fattore più importante deve essere:
1) Flessibilità e rispetto per capire le necessità dei tuoi clienti
2) Gran capacità organizzativa e capacità di comunicarla
3) Essere accessibile tanto per i clienti come per i compagni di lavoro
4) Saper risolvere le situazioni più diverse
5) Avere un gran team con una gran formazione per aiutare nella gestione dell’evento
In poche parole, devi essere pronto a realizzare qualsiasi cosa in un minuto pur mantenendo un sorriso sul volto e gestendo contemporaneamente un altro milione di cose diverse facendo sembrare tutto facile. Ma è facile, giusto? Ecco perché facciamo quello che facciamo. :D

Kevin R. Johnston, CMP – CEO, Advantage Event Group:
Penso che ci siano vari attributi fondamentali per avere successo nella gestione di eventi; questi sono i miei top 5:
1) Essere un gran negoziatore: ultimamente le linee guide per misurare un evento sono due, soddisfazione e budget. Un evento di gran successo in cui si è investito tutto il budget non si considererà un evento di successo.
2) Avere la capacità di assemblare le diverse parti per arrivare al successo. Combinare i giocatori giusti per conseguire la vittoria.
3) Il gestore eventi deve essere rispettato, se non è rispettato dal suo capo, dai fornitori e dai compagni i risultati potranno essere buoni ma mai ottimi.
4) Dovrà agire come un vigile del fuoco: pulire disastri e spegnere fuochi sono compiti abituali in questo lavoro, si deve fare in modo rapido, efficiente e silenzioso.
5) Essere appassionato: se si considera solo un semplice lavoro o un modo per pagare le bollette non si arriverà al successo. La passione per essere più produttivo e rendere il lavoro sempre più interessante sono le guide base di questo settore. Senza ciò staremmo tutti mangiando su tovaglie bianche con candele votive e pavimenti di parquet. Si deve tentare di essere diversi, assumere rischi e calcolarli avendo anche un gran team che ti supporta.

Cher Lon Malik – Office Manager Informatica:
1) Passione
2) Essere multi-task
3) Flessibilità: non alterarsi, ci saranno sempre cambiamenti all’ultimo minuto
4) Carisma
5) Essere raggiungibile dagli altri

Rohit Kumar - Ph.D. Student at Carnegie Mellon University dice:
Per aggiungerne una nuova: non puoi fare tutto da solo, bisogna delegare il lavoro a gente di fiducia. Si devono stabilire parametri di riferimento, condividere e creare canali per i feedback.

Anuroopa Banerjee Gupta – Marketing Communications expert:
1) Pianificare al meglio: ma prepararsi anche per il peggio possibile e saper ottenere vantaggi dalle cattive situazioni. (Conosco una persona che lavorava a una fiera ed è dovuta rimanere fino alle 3 di mattina per controllare che fosse tutto a posto, quando di mattina 30 minuti prima dell’inizio dello show ha scoperto che il poster principale era stato montato in maniera tale che si tagliava mezzo naso del presidente dell’azienda. Ha dovuto sistemare tutto e adesso ha anche un poster in più nella sua casa!)
2) Avere grandi capacità di relazioni interpersonali
3) Essere un gran negoziatore
4) Avere ottime capacità per la gestione del tempo
5) Essere motivato e non perdere la forza sotto pressione.

Tushar Panchal – Public Relations, Communications, Branding, Corporate Affairs dice:
1) Capire alla perfezione il tema
2) Conoscere i tuoi consumatori
3) Lavorare in linea con il budget
4) Il tempo è fondamentale
5) Mai perdere il controllo

Michael Miller – Director of Sales & Marketing at Tiki’s Grill & Bar / Holokai Grill
1) Capire quali sono gli scopi del cliente e raggiungerli
2) Pianificare e gestire eventi in cui la gente sia soddisfatta di esserci
3) Fare quello che avevi detto di fare
4) Avere un occhio critico per i dettagli (prima, durante e dopo l'evento)
5) Abilità per formare e conservare buoni dipendenti

Laura Rivas – Events and Sales Manager:
1) Attenzione ai dettagli
2) Buona capacità di organizzazione
3) Flessibilità per il cambiamento
4) Essere un gran comunicatore
5) Essere diplomatico con i clienti e con i fornitori

James Minella - Event Operations Director:
Secondo me, qui come in qualsiasi altra posizione, ogni persona deve identificare i suoi punti di forza e accentuarli, sapendo anche identificare in che aree può migliorare. In generale direi che un organizzatore di eventi di successo deve:
1 )Essere estremamente organizzato
2) Avere l’idea di formare parte di una gran fotografia, si deve lavorare a ogni dettaglio senza dimenticare il compito generale
3) Essere un professionista multi-task per portare a termine qualsiasi piano o programma
4) Avere buone capacità per le relazioni interpersonali. Devi essere a tuo agio negoziando con i dirigenti, con i funzionari del governo, con i fornitori, compagni di lavoro, clienti, capi e con tutti in generale senza badare al livello.
5) Essere creativo e flessibile. Secondo me queste ultime due vanno insieme perché nella gestione degli eventi le cose cambiano sempre, per cui bisogna trovare sempre una soluzione diversa e le soluzioni provengono della creatività.

Nicole Bennett – Owner, Perry Consulting:
1) Sapere come ascoltare e capire agli altri: i tuoi clienti non sono di questo settore quindi tu devi capire di cosa hanno bisogno ed essere in grado di adattare le esigenze alle opzioni disponibili.
2) Flessibilità: essere in grado di offrire diverse opzioni.
3) Risolvere i problemi con soluzioni creative: non importa quanto sia stato pianificato un evento, a volte le cose non funzioneranno e ci sarà bisogno di trovare rapidamente e con le risorse disponibili nuove risposte.
4) Ottima gestione del tempo: devi essere multi-task ma devi anche essere in grado di pianificare la tua giornata in diversi blocchi di tempo che ti permettano di concentrarti su un solo progetto. Il risultato finale sarà molto migliore. Devi anche essere molto organizzato per non perdere tempo cercando negli archivi documenti o informazioni.
5) Essere esperto nel settore: i clienti chiedono i tuoi servizi perchè ti credono esperto nel campo in cui loro hanno bisogno di una guida. Non fai un favore né ai tuoi clienti né all’industria se ti fai chiamare gestore eventi e non hai l’esperienza o le caratteristiche che dovresti.

Suzan Patrick – Seasoned Meeting & Event Planner:
La pazienza è per me il numero 1. Quelli senza pazienza non appartengono a quest’area.
Flessibilità è il numero 2. Ci saranno sempre fuochi da spegnere, cose che cambieranno nell’ultimo minuto e gente che non fa quello che ha detto che avrebbe fatto.
La terza è avere capacità di ascoltare; ascoltare è una cosa diversa da udire. Devi ascoltare tutto ciò che si dice ma anche quello che non si dice!
Intuizione sarebbe la 4. Secondo me questo è implicito quasi sempre ma è importante essere in grado di prevedere le cose, ciò che potrebbe essere necessario o quello che potrebbe accadere… è molto importante.
Finalmente, il 5 sarebbe la capacità di organizzarsi. I migliori gestori eventi con cui o per cui ho lavorato sono quelli cha avevano tutto pieno di post-it, liste di cose da fare, checklists etc. Siamo una specie rara bisogna pensare tutto ma anche ricordarlo.


Nicole Jensen - Independent Events Services Professional:

1) Essere molto auto-disciplinato. Ancora sto imparando
2) Essere esperto nell’ascoltare per non fare l’evento come vuoi tu ma come vuole il cliente. Questo con il passare del tempo può anche trasformarsi in ricerca di mercato. Ascolta il tuo mercato e i tuoi clienti.
3) Flessibilità: gestire vuole dire risolvere problemi.
4) Gestione del tempo, naturalmente.
5) Personalità: non si può pensare di gestire e organizzare eventi e momenti divertenti per la gente se si è una persona senza immaginazione.

Petra Johansson – Independent Events Services Professional:
Senza nessun ordine specifico io direi: essere multi-task e avere capacità organizzativa, essere raggiungibile e capire le persone, essere un gran comunicatore, avere l'abilità per trovare rapidamente una soluzione per qualsiasi problema, essere appassionato della gestione di eventi.

Betsy Fowler – Events Services Professional:
Sembra che siamo tutti d’accordo, devi essere una persona organizzata e prepararti al peggio. Dall’inizio devi essere pronto ad ascoltare. Questo ti farà essere in sinergia con i tuoi clienti e con il tuo team. Tutto questo e un buon senso dell’umorismo = essere un gran gestore eventi.
Paula Entwistle Mille – Account Manager at Ketchum:
Oltre a tutte le qualità correlate al lavoro in PR / com. agenzie vorrei aggiungere:
- Essere capace di risolvere i problemi
- Prevedere tutti i possibili problemi di un evento e trovare una possibile soluzione per ognuno
- Conoscere tutti i fornitori
- Profilo creativo

Jose Farias – Event resource specialist:
Imparare, insegnare, focalizzare, vincere ed essere premiato.
Mantenere buoni rapporti ed essere capace di crearne nuovi, per creare un team vincente in tutte le competizioni. Essere un vero leader.

Doyle Slayton – Executive Director & Sales Strategist at SalesBlogcast:
1) Essere organizzato
2) Leadership
3) Costante
4) Creativo
5) Connesso

Chandrabhan Gupta – Management Consultant & Expert Banks Security:
1) Avere capacità per gestire grandi eventi
2) Essere capace di gestire i tempi
3) Abilità per ottenere le migliori infrastrutture al miglior prezzo
4) Essere capace di gestire gli eventi senza interruzioni
5) Saper gestire la folla
Ma c’è bisogno di più di 5 caratteristiche per essere un gestore eventi di successo.

Greg Ruby, CASE CEM CMP – Experienced Event Management Specialist – Baltimore Convention Center:
1) Prestare attenzione al dettaglio ma non ad ogni piccola cosa. Concentrarsi sulle cose più importanti e fare un controllo ogni tanto delle cose meno importanti.
2) Non far mai vedere che stai sudando. Mantieniti sempre fresco, calmo e vicino alla gente anche se dentro sei totalmente nervoso e agitato.
3) Avere senso dell’umorismo. Divertiti con il tuo lavoro e con la gente che lavora con te, quasi sempre vorranno lavorare di nuovo con te.
4) Devi avere tantissimi contatti giacché non potrai fare tutto da solo e avrai bisogno di aiuto.
5) Evita il tradizionale, solo perché le cose sono sempre state fatte cosi, non vuol dire che questo sia l’unico modo per farle, assumiti rischi e sii innovativo.

Vinit Ace:
- Scambio di valore per denaro
- Migliorare l’immagine del cliente
- Gestione precisa del tempo
- Concetto dell’evento associato agli obiettivi dell’azienda
- Personalizza ogni evento rendendolo unico

Sanjeev Kotnala – AVP and National Head. Brand Communications. Bhaskar Group:
I gestori eventi di successo sono come i propri eventi o come alunni di un istituto. Il successo del loro evento sarà ricompensato con un buon voto. Secondo me per essere un gestore eventi di successo bisogna:
AVERE PASSIONE: la gestione di eventi in alcuni casi può convertirsi in un lavoro non molto riconoscente. La persona deve avere una vera passione interiore e una gran capacità per superare i diversi problemi senza smettere mai d’imparare.
AVERE CONOSCENZA E SENSO DEL BUSINESS: si deve comprendere il business e le ragioni professionali che portano alla produzione di eventi. Si deve avere la capacità di dare la corretta direzione a ogni evento.
ESSERE MULTI-TASK: deve essere una persona multi dimensionale per superare la possibile mancanza di risorse o le crisi di ultimo minuto.
AVERE LA FORZA PER ESSERE GESTORE: il principale compito è gestire, il gestore deve conoscere i suoi strumenti per motivare, esitare o frenare giacché saranno le suoe armi. Questo fattore potrebbe essere il più importante di tutti.
CONSISTENZA: bisogna raggiungere un gran livello di fiducia per superare i problemi e per gestire con successo un evento.
La capacità di comunicazione, il networking, e ottenere il meglio da ogni situazione, sono anche fattori molto importanti, ma i miei principali 5 sono stati citati prima.

Ramesh Chetwani – SPEX Manager, Informedia India:
Tutte le qualità che sono state menzionate possono essere considerate come parte del Top5. Ma quali devono essere le qualità che distinguano un gestore eventi dal resto di professionisti?
1) Essere proattivo
2) Intelligente
3) Essere un gran venditore
4) Multi task
5) CRM: Customer Relation Management (gestione delle relazioni con i clienti)

Silvia Malesardi – Events management Assistant at Trentino Tourist Board:
1) Essere un gran pianificatore
2) Essere un gran comunicatore
3) Far sí che le cose accadano
4) Gestire la complessità
5) Avere un grande autocontrollo

Rita-Eileen Glynn Smith - Marketing, Event Management & Communications Professional:
Sono d’accordo con tutto ciò detto prima e mi piacerebbe aggiungere:
1) Devi essere come un veggente per anticipare tutto quello che gli altri non riescono ad immaginare
2) Devi essere modesto, non esiste un lavoro piccolo che non vorresti fare
3) Devi essere chiaroveggente per capire intuitivamente cosa è stato comunicato o pensato
4) Devi praticare la magia perche a volte bisognerà creare cose del nulla
5) Ti deve piacere sorridere, poiché questo è il miglior sentimento

Emma May – Sr. Events Marketing Manager at Athlon Sports:
I gestori eventi sono fra professionisti più difficili da trovare e sono necessarie molte più di 5 caratteristiche ma per cominciare io direi:
1) Essere buoni e simpatici negoziatori
2) Avere una grande etica di lavoro
3) Ricordare sempre per chi lavori (il cliente)
4) Essere calmo sotto pressione
5) Prestare attenzione ai dettagli e avere un buon occhio per il disegno

Richard O’Malley – Owner-President The O’Malley Project:
1) Avere buone relazioni con fornitori di qualità
2) Non preoccuparsi di sporcarsi le mani
3) Essere motivato
4) Essere attento ai bisogni del proprio team
5) Desiderio di creare grandi cose e non solo di andare avanti

Jill McClure, CSEP, CMP – Senior Vice President:
Conosco molti gestori eventi che sono capaci di organizzarsi alla perfezione con un foglio di carta e con le luci spente. Secondo me queste sono le qualità che fanno di un gestore eventi una persona di successo e non semplicemente un sopravvivente:
1) Capire e gestire nel miglior modo possibile il budget e le necessità dell’evento
2) Sapere risolvere qualsiasi problema, gli eventi sono la risposta alle soluzioni strategiche e non solo una lista di cose da organizzare e gestire
3) Essere leader del tuo team ma anche essere un leader per i fornitori, per i clienti, per i fabbricanti etc
4) Comunicare con efficacia e delegare con efficienza
5) Essere un gran negoziatore capace di raggiungere buoni benefici e soddisfare tutte le parti della negoziazione

Christopher Noyes, CMP – Events and Progrmas Director at Greater Reston Chamber of Commerce:
1) Passione
2) Multi-task
3) Flessibilità
4) Essere buono con le persone
5) Pieno di risorse

Pai Gee-Janssens – Positively Contributing to a Flatter World:
1) Preoccuparsi per la qualità e il successo globale dell’evento
2) Saper stabilire priorità
3) Mettersi al posto degli altri
4) Essere valido nel delegare
5) Non avere problemi a fare i lavori sporchi quando necessario


Traduzione supportata da:
MeetMe - gestione eventi con software web-based e hardware su misura per monitoraggio in real-time

1 commento:

Vicky ha detto...

Grazie mille per il post Julius!

Sto studiando per diventare organizzatrice di eventi, e anche se sono solo all’inizio del mio percorso, ho già cominciato a constatare che per diventare un professionista in questo settore le doti descritte nel post sono imprescindibili. Pur essendomi affacciata da poco nel mondo dell’organizzazione di eventi e servizi per lo spettacolo, ho cominciato a fare qualche esperienza sul campo in qualità di assistente o stagista e ho potuto osservare alcuni professionisti del settore all’opera. Da questi ho capito che, come descritto nel post, la capacità di gestire il tempo è a dir poco fondamentale, perché ci sono sempre così tante cose da tenere in considerazione e variabili da calcolare, che senza una corretta tabella di marcia si finisce per concludere poco o nulla.

Credo inoltre che una dote che un buon organizzatore di eventi debba avere sia la capacità di gestire lo stress e di sapersi adattare alle “sorprese” che spesso e volentieri si presentano quando si organizza un evento per lo spettacolo o per qualsiasi altro settore. Non sono una persona particolarmente ansiosa, e anzi mi reputo una persona in grado di mantenere la calma e la mente lucida anche in situazioni particolarmente difficili, ma facendo l’assistente nell’organizzazione di alcuni eventi le mie “doti” sono state messe a dura prova, perché le incognite e i contrattempi sono all’ordine del giorno!

Indispensabile, inoltre, è la capacità di avere la mente aperta per coordinare servizi e professionisti molto diversi tra di loro, e per saper mettere in ordine tutti i pezzi del “puzzle” che compongono un evento: assistendo all’organizzazione di eventi per lo spettacolo ho notato che un organizzatore deve saper mettere insieme componenti molto diverse tra di loro, dalle aziende di catering ai truccatori, dai trasporti all’allestimento di tensostrutture.

Un lavoro difficile, insomma, ma di sicuro molto stimolante!