Organizza la tua festa (di Natale) con Google

L'offerta di google sta catturando tutto il tempo che spendo online. Mi trovo sempre più spesso ad utilizzare i loro servizi per tutte le mie esigenze legate ad Internet.

Quindi ho deciso di mettere insieme la mia passione per le feste e quel gradito tocco di gratuità del mondo di Google al fine di aiutarvi ad organizzare la vostra festa o cenone di natale.


1. Crea un account Google

Se non hai un account Google non andare in panico. La tua gestione del tempo non potrà che trarne beneficio. Vai alla alla pagina preposta, scegli username e password et voilà!


2. Comincia utilizzando Google Gruppi



Gruppi sarà la tua piattaforma di base per coinvolgere i partecipanti. Crea un gruppo e condividilo con i tuoi amici invitandoli via email.

Modifica la pagina di Gruppi così:

• Crea una pagina chiamata "Info" nella quale spiegherai tutto circa la festa. Tema, abbigliamento, prezzo del biglietto (se necessario), etc.


• Crea un post di discussione con un link alla tua mappa (vedi punto 3)


• Crea un post di discussione chiamato "Scelta del Menu" in cui otterrai feedback sui possibili menù.

3. Crea una Mappa Google



Vai sul sito di Maps, inserisci il tuo indirizzo e genera la tua mappa personale. Copia il link e pubblicalo nel post che hai creato nella pagina di discussione o nella pagina "Info" (vedi punto 2).

4. Crea un Calendario Google



Google Calendar ha una funzione simpatica che ti permettere di condividere un'attività con contatti da te selezionati. L'aspetto positivo è che potrai inviare direttamente l'invito attraverso Calendar e potrai raccogliere le partecipazioni immediatamente.

5. Usa Google Documenti



La sezione Documenti ti aiuterà nella gestione interna della festa. Vai su Documenti e crea:

• un foglio di calcolo con la lista degli invitati e con gli RSVP ottenuti (vedi punto 4)
  


• un foglio di calcolo sulla gestione della location. Qui raccoglierai tutte le informazioni (e i costi) sul catering, decorazioni, forniture di servizi o materiali, etc.


• un foglio di calcolo con un budget. Un evento di successo ha un budget ben concepito. Tieni traccia delle tue spese e dei tuoi guadagni (se dovessi averne) intelligentemente.

6. Gestisci la musica con Gspace

Gspace è un'estensione di Firefox che ti permette di archiviare files online.

• Crea un altro account Gmail ad hoc


• Condividine la password con i tuoi amici su Google Gruppi


• Invitali a scaricare Firefox e Gspace


• Invitali ad uploadare le loro playlists su Gspace


• Il giorno della festa usa il tuo PC per ascoltare la musica con il player integrato in Gspace
  

7. Fai molte foto e aggiungile al tuo album su Picasa

• Organizza le tue foto


• Vai su Picasa


• Modifica le foto


• Condividi l'album con i tuoi amici su Google Gruppi
  

8. Registra un video della festa e mettilo su Youtube

• Vai su Youtube esegui le facili istruzioni.


• Ricordati di linkare al video su Google Gruppi

Organizzare i Mondiali di Calcio. Intervista con Jürgen Rollmann

Questa nuova sezione del blog rivolge domande ai pezzi grossi del business, al fine di inspirare quelli che come noi amano la disciplina.

Abbiamo deciso di cominciare in grane stile intervistando Jürgen Rollmann l'organizzatore della Coppa del Mondo di calcio del 2006 tenutasi in Germania.


E' fondamentale dire che la coppa del mondo che tante soddisfazioni ci ha dato, è stata un successo di organizzazione.

Cito en.Wikipedia.org:

" Nonostante la Germania non abbia vinto la coppa, il torneo è stato considerato un gran successo per la Germania in generale. Gli stadi e i sistemi di trasporto sono stati impeccabili, e i Tedeschi sono stati lodati per la loro ospitalità ed entusiasmo, facendosi nuovi amici in tutto il mondo.

Una grande novità sono state le Fan Fests, dove milioni di persone hanno guardato le partite in aree pubbliche. Il Sud Africa ha già dichiarato che emulerà quest'idea per i Mondiali del 2010.

La Germania ha anche riscontrato un innalzamento inaspettato dello spirito patriottico con massicci sventolamenti della bandiera nazionale, tradizionalmente disapprovato dalla società Tedesca dopo la Seconda Guerra Mondiale, ogniqualvolta la Nazionale si esibisse."

Ma tornando alla nostra intervista vediamo cosa ci ha detto Jürgen:

- Quanto è importante la sicurezza per un evento come i Mondiali? Avete adottato misure innovative per garantire la sicurezza?

Rollmann: La sicurezza è fondamentale in ogni aspetto della nostra vita. Non ci può essere divertimento senza sicurezza, niente funzionerebbe senza di essa. Al fine di garantire la sicurezza durante i Mondiali abbiamo realizzato una "Strategia Nazionale di Sicurezza" presieduta dal Ministro degli Interni. Questa strategia ha coinvolto tutte le strutture di sicurezza nazionali e l'esperienza dei nostri partner internazionali.

E' stato un lavro puntiglioso fatto a stretto contatto con l'Associazione Calcio Tedesca (DFB) e il suo comitato organizzativo.

Un grande successo è stata l'integrazione di poliziotti stranieri nella loro uniforme di appartenenza in Germania. Questi poliziotti hanno dato ai propri fan con la loro presenza un senso di sicurezza e hanno celebrato l'evento insieme. In Germania abbiamo un detto: Die Polizei, Dein Freund und Helfer (La Polizia, tua amica e assistente)

Questi concetti sono stati trasferiti perfettamente durante la Coppa e questi criteri adottati nella "Strategia di Sicurezza Nazionale" verranno adottati dagli organizzatori di Euro 2008 in Austria e Svizzera.

- Migliaia di persone significano molto stress. Ci confideresti il segreto per mantenere la calma in momenti delicati?

Rollmann: Durante le quattro settimane abbiamo avuto pochi momenti delicati. Credo che non ci sia alcun segreto, ma solo il lavoro professionale di esperti della sicurezza e un lungo periodo di preparazione.

Hanno aiutato anche alcune circostanze fortunate come il tempo favoloso di quell'estate. La gente ha voluto festeggiare e con le aree di condivisione pubblica, in questo formato per la prima volta nella storia dei Mondiali, abbiamo avuto modo di calmare i bollenti spiriti.

- I Mondiali 2006 sono stati un grande successo organizzativo. Quale aspetto è stato di fondamentale importanza per ottenere tali risultati?

Rollmann: Sicuramente una buona comunicazione tra i vari attori: Le città ospitanti, il Governo Federale, l'Associazione Calcio Tedesca e la FIFA.

Abbiamo vissuto una forte motivazione a tutti i livelli durante la preparazione per far di questo evento un successo per la Germania. Poi c'è stato Franz Beckenbauer, il "Kaiser", un uomo con un gran carisma. E' stato un grande leader in tutto il processo.

- Per coloro che si avvicinano all'organizzazione di eventi sportivi, condivideresti 3 qualità per avere successo?

Rollmann: 1) Comunicazione e un po' di fortuna 2) Comunicazione e un po' di fortuna 3) Comunicazione e un po' di fortuna

- Avete implementato qualche strategia per minimizzare l'impatto sull'ambiente delle vostre operazioni?

Rollmann: Sì. Per la prima volta nella storia dei Mondiali, obiettivi quantificabili inerenti all'ambiente sono stati concordati e implementati nel Green Goal Project per le aree riguardanti energia, acqua, rifiuti e mobilità. E' stato anche possibile migliorare la competenza generale della gestione ambientale negli stadi. Monaco e Norimberga sono stati i primi stadi in Europa ad essere accreditati sotto lo schema EMAS

Uno dei più importanti obiettivi è stato neutralizzare l'impatto climatico. Per la prima volta è stato possibile compensare le inevitabili 10.000 tonnellate di emissioni di CO2 attraverso progetti in India e Sud Africa. Il Comitato Organizzativo, la FIFA e gli sponsor hanno investito 1,2 milioni di Euro in questi progetti.

Ringraziando Jürgen per la sua disponibilità, vi invito a mandare domande per interviste future.

My Event un software libero e gratuito per organizzare eventi

Ho ricevuto molte email da quando ho cominciato questo blog che mi chiedono informazioni su software open source sulla gestione degli eventi.

Non nascondo il mio imbarazzo nel rispondere che in effetti una soluzione completa non c'è. Ci sono molte soluzioni per il project management, per il paper submission delle conferenze, per il ticketing, per la contabilità, per il CRM e tantissime suite di strumenti per l'ufficio.

Ma non per l'organizzazione degli eventi.

Organizzare eventi è metter in pratica un po' tutte le precedenti aree. Quindi sono convinto che la nostra amata disciplina meriti un software completo, libero e gratuito.

A mio modo di vedere è un paradosso che in un campo dove gli uomini tendono ad essere organizzati come computer non ci sia un software per dare una mano.

Beh in realtà di software ne esistono ma bisogna sborsare delle belle somme per ottenerli.

La realtà è che non tutti gli event manager lavorano in grandi aziende pronte a spendere soldoni. Ci sono molti planners come me che hanno magari cominciato la loro agenzia da poco e dispongono di risorse limitate.

Ho sempre sostenuto che un foglio di calcolo può aiutare in mille modi. Questo non significa che non accetterei di buon grado un software per organizzare libero e collaborativo!

Ecco perchè ho aperto su Sourceforge (il portale del software libero) il progetto My Event. L'idea è di sviluppare un software basato su licenza GNU per gestire eventi.

Questo significa che tutti coloro che vogliono dire la loro e collaborare al progetto sono invitati a registrarsi sul sito di My Event.

La chiamata alle armi riguarda tutti coloro che abbiano competenza negli eventi, nell'informatica o che hanno una certa esigenza rispetto all'organizzare, ma anche per coloro che si sentono di voler supportare l'idea con un po' di sano tifo!

Io non sono un informatico ma sono ben felice di condividere la mia esperienza e conoscenza nel campo. Se leggete questo blog e avete un amico che ne sa di computer coinvolgetelo perchè abbiamo bisogno di grandi numeri!

Potete scrivermi un email a tojulius chiocciola gmail punto com oppure registrarvi al sito ufficiale del progetto, insomma valutate voi purchè ci siate e fate sentire la vostra voce!