lunedì 1 ottobre 2007

L'organizzatore di eventi di sucesso

A molti può sembrare che organizzare ed eseguire eventi sia una passeggiata di salute. Che in somma non servano grandi competenze o caratteristiche per potersi avvicinare al business. In effetti è così per certi versi. Come avrete infatti notato molti degli strumenti pubblicati sul mio blog sono molto semplici e non richiedono particolari capacità per essere adoperati.

Nella stessa ottica più volte ho ricordato che l'industria non è impenetrabile, ma che anzi è relativamente semplice essere coinvolti ed ottenere velocemente responsabilità.

Nonostante ciò, sono altresì convinto che esista una chiara e definita linea di demarcazione che separa coloro che organizzano eventi per hobby dai professionisti del settore che organizzano solo eventi destinati al successo.

Non mi riferisco alla motivazione, che sicuramente rappresenta una caratteristica basilare e comune sia agli amatori che ai pro, ma a quelle caratteristiche che immediatamente vi fanno capire che chi vi è davanti sa cosa sta facendo. Ho definito questi attributi le 3 C (sicuramente non originale, ma di facile assimilazione).

- Controllo

Sia interno che esterno. La più cruciale delle caratteristiche, perché in defintiva rappresenta ciò per cui si è pagati. Il cliente infatti di solito chiede il nostro aiuto perché reputa noi capaci di mantenere il controllo dove lui/lei/loro non ne sia/siano capaci. Estenderei la categoria anche alla capacità di far sembrare tutto bello e al proprio ordine. Questo infatti è controllo. Penso ci vogliano diversi anni per acquisire la capacità di mantenere la calma quando c'è seria crisi. E questo avviene l'80% delle volte. Non penso che questa sia una caratteristica della personalità, al contrario penso che la si acquisisca con l'esperienza.

Ieri sera ho partecipato ad una conferenza organizzata da alcuni giovani molto motivati. Prima della conferenza ho parlato con l'organizzatore complimentandomi e invitandolo a conoscerci perchè non rinuncio mai ad occasioni di networking. Sono stato ricevuto da una persona in panico per un problema tecnico sul palcoscenico. Ho provato a rassicurarlo dicendo quanto potessi sentire una vibrazione positiva, ma invano perchè dovevo necessariamente partecipare al momento del dramma.

Ora, per quanto possa essere simpatetico con il ruolo ricoperto, questa a me sembra una mancanza di autocontrollo. Gli effetti di tale mancanza si riversano inevitabilmente sulla percezione dell'evento. Infatti, alla fine dei giochi nessuno si ricorderà di quanta luce c'era sul palcoscenico. Al contrario avrò un ricordo chiaro di come in quella situazione non sono stato accolto come un ospite e del networking che non ho fatto e, per quanto capisca la difficoltà, questo ricordo è attaccato nella mia mente come un Post-it col Super-Attack.

- Carisma

La base del controllo. Ancora una volta non mi riferisco a tratti di personalità. Sicuramente l'organizzatore di successo ha un carisma innato, ma vorrei focalizzarvi sulla capacità di sapere cos'è giusto in un particolare momento e di convincerne 3000 persone. Questa confidenza e capacità di comunicare si ottiene con molta esperienza e con molti errori.

Il carisma di cui parlo attiene alla capacità di trasmettere anche un immediato senso di sicurezza al cliente così come ai partecipanti. In qualunque evento siate coinvolti vi renderete immediatamente conto della situazione di crisi continua. Ebbene solo alcuni eletti sono capaci di gestire le cose con confidenza. E non parlo di coraggio, ma alludo al saper gestire la frustrazione propria e degli altri. Per saper gestire la frustrazione, il modo migliore è attraversarla. Solo poche persone hanno attraversato questa sensazione così tante volte da sapere cosa bisognerà fare in un dato momento di crisi.

Il carisma di cui parlo è anche saper dare brutte notizie o saper dire di no. Con budget sempre più ristretti e aspettative sempre più alle stelle si creano vuoti che solo chi ha carisma sa riempire. Ad esempio adoro quei professionisti capaci di dare notizie orribili come l'assenza di un relatore di grido, che comunque lasciano la folla convinta che quello che poteva essere fatto era stato fatto.

- Connessione

La definizione di un evento screma velocemente la massa di possibili partecipanti, invogliando solo alcuni, coloro che alla fine varcheranno la soglia dell'entrata da voi allestita. Queste persone verranno al vostro evento con un fine preciso, solo alcuni sono capaci di avere chiaro in mente quale sia questo fine.

Gli eventi sono espressione dell'inconscio collettivo. Diverse centinaia di persone si riuniscono animate da un unico desiderio, ma condividendo la stessa esperienza primordiale dell'uomo. L'abilità dell'organizzatore di successo è di connettersi con la gente e carpire la dinamica inconscia che la muove. Questa dinamica il più delle volte appartiene a tutti i partecipanti e molto spesso lo noterete in sguardi simili o vi verranno poste le stesse identiche domande.

Ebbene solo poche persone hanno la capacità di cogliere il motivo di condivisione e quindi sapranno già la risposta ancor prima che voi poniate la domanda.

Le 3 C non vogliono essere un'argomentazione a favore dell'esperienza contro l'educazione. Al contrario penso che un'attenta cultura di marketing, psicologia e business possano portarvi alle mie stesse (se non migliori) conclusioni, d'altro canto sono convinto dell'importanza dello sperimentare e sperimentarvi come la maniera più completa per diventare professionisti di successo.

2 commenti:

Anonimo ha detto...

Ciao, trovo il tuo blog molto interessante. Avrei bisogno di una definizione precisa di direzione artistica e di direzione organizzativa per un festival di teatro e danza. Considera che il festival è promosso da un Centro Culturale che si occuperebbe dell'organizzazione affidando la direzione artistica ad una compagnia di teatro. Grazie per la tua disponibilità, Roberto (direzione.cdm@gmail.com)

Julius ha detto...

Ciao Roberto,

ogni evento ha un contenuto. Il contenuto può essere identificato come il prodotto nel marketing mix.

Nell'evento culturale chi si occupa della definizione del contenuto può essere un comitato distinto dall'organizzazione e paragonabile nei congressi al comitato scientifico.

Nel tuo caso la direzione artistica si occuperà di tutto quello che riguarda il contenuto del festival. Ovvero farà le scelte inerenti ai performers, al tema del festival, etc.

In questo caso il centro culturale se responsabile dell'organizzazione si occuperà di tutto quello che riguarda la logistica, la location, il prezzo dell'evento, la promozione, insomma tutto quello che non inerisce all'aspetto contenutistico.

Spero di essere stato chiaro. Se ci sono altri dubbi non esitare a contattarmi via email. Ti invito a consultare il mio blog in inglese e se non dovessi capire i contenuti tu prego di segnalarmi gli argomenti e sarò felice di tradurli.