giovedì 8 novembre 2007

Il processo di registrazione

Questo post si riferisce a tutti i tipi di eventi in cui ci sia un qualche processo di registrazione. Estenderei l'accezione anche per quegli eventi con biglietti che possono essere intesi come forma di registrazione.
La registrazione è cruciale per una serie di aspetti:
  • dà un'idea di quanta gente parteciperà all'evento
  • aiuta ad identificare un profilo tipo del partecipante
  • aiuta a capire i gusti del partecipante
  • può aiutare a capire le esigenze alimentari e quindi ad eliminare i problemi relativi al catering
  • se automatizzata può facilitare il networking e far interagire i partecipanti prima dell'evento
Anticipazione
Al fine di raggiungere questi splendidi vantaggi di solito applico la mia regola della registrazione. Deve essere il prima possibile.
Tutti i dati ottenuti dalla registrazione sono di fondamentale importanza per la buona riuscita dell'evento .Molto spesso i fornitori vi chiederanno i numeri dell'evento con un anticipo imbarazzante. La mia opinione è che si può virtualmente pre-vendere ogni tipo di evento, ci vuole solo un po' di buona volontà e conoscenza delle regole che seguono.
Modulo di Registrazione
Il modulo è il mezzo per mettere in atto questa preziosissima raccolta dati. Ricordatevi di essere specifici quando create il processo di registrazione e di fare domande chiare. Il più delle volte, ad esempio, sapere l'età del partecipante è irrilevante, al contrario sapere se lo stesso è vegetariano vi aiuterà a dettare esigenze precise al catering.
Registrazione Last Minute
Ogni evento che si rispetti ha una registrazione al 90'. I ritardatari sono parte della nostra vita, non comprensibili per noi “organizzati”, ma esistono e vanno capiti.
Nonostante stiate organizzando una ristrettissima conferenza a numero chiuso, l'amico di un amico con un'importante status sociale si presenterà al registration desk. Poniamo che abbiate stampato i badge una settimana fa. Non so voi, ma io sento puzza di problemino.
Essendo un uomo, so quando il testosterone entri in gioco e vi assicuro che se il mio amichetto ha il badge lo voglio anch'io e voi dovete fare di tutto per procurarmelo!
Beh per voi assidui lettori di Gestione Eventi questo non rappresenterà un problema. Sono sicuro infatti che avrete già creato un modello di badge dell'ultimo minuto e armati del vostro pc portatile e della vostra stampante che avete ben pensato di portarvi dietro, fornirete un badge all'esigente ritardatario.
I partecipanti vanno educati
In realtà se vi trovate sommersi di ritardatari ve la potete tranquillamente prendere con voi stessi. I partecipanti vanno educati ad una solerte registrazione. In questo senso non c'è nulla di meglio che incoraggiare all'organizzazione tramite il denaro.
Creare infatti due quote di registrazione una “Early” ed una “Late”può sicuramente aiutare. Se il gap tra le due è tra il 30% e il 50% , il gioco è fatto. Immagino infatti che ci saranno poche persone disposte a pagare il 50% in più solo per la lor indecisione.
Un altro vantaggio non da poco è che avrete numeri certi in anticipo da comunicare ai fornitori.
File e tempi di attesa
Le file sono una rottura di scatole e questo vale anche per il vostro evento.
Al fine di ridurre i tempi di attesa vi suggerisco di provare più volte fisicamente il processo di registrazione. Identificate i punti deboli e agite per riparare ai problemi.
Se pensate che nonostante uno studio approfondito vi ritroverete con lunghe file, considerate di assegnare dello staff che vada nelle file per raccogliere informazioni preliminari, questo può velocizzare il processo sostanzialmente

1 commento:

Mora ha detto...

Ciao a tutti..
Sono Angela e sto frequentando un master di Event Manager..ho organizzato un evento artistico a scopo benefico. Sarei pronta ad aprire un'agenzia se trovassi dei pazzi con i quali gestirla!!
Se qlcuno fosse interessato fatevi vivi.
Ah..parlo per Bologna. Grazie