mercoledì 26 settembre 2007

10 errori comuni dell'organizzatore di eventi

10. Scarsa capacità di gestire il tempo. Non so se metterla al numero uno o lasciarla qui perché è comunque la prima che leggerete. Già di per sé organizzare eventi significa non solo saper gestire il proprio tempo, ma anche saper gestire il tempo di chi candidamente si è consegnato nelle vostre mani. La propria organizzazione è fondamentale, specialmente se si è proprietari di un'agenzia. In questo caso non ci sono solo le scadenze inerenti all'evento, ma anche le pressioni di dover accaparrarsi clienti, fare networking, coltivare la propria educazione. Bhè permettetemi una citazione, Nobody said it was easy...

9. Mancanza di competenze fondamentali
. Ho già parlato qui di come sicuramente è utile fornirsi esternamente di competenze che non si posseggono. Sono convinto però e ne ho parlato diffusamente in inglese di come non si possa fare a meno di alcune competenze. Il marketing, il project management, così come un minimo di contabilità non possono mancare del tutto soprattutto sotto il profilo dell'educazione.

8. Non voler mettersi in gioco. Sicuramente l'organizzatore di eventi è colui che ci mette la faccia. Se qualcosa va storto, se il cliente non è soddisfatto di come sono andate le cose è lui che deve dare spiegazioni e che viene ritenuto responsabile. Mettersi in gioco significa assumersi quantità calcolate di rischio. Se le cose dovessero andare male, mettersi in gioco significa assumersene le responsabilità e interagire con il cliente, perché una spiegazione può mettere tutto a posto.

7. Mancanza di un network. L'organizzatore di eventi che possiede un'agenzia è sicuramente legato al territorio che occupa. Dopo aver passato due anni in Australia devo ammettere di aver perso per strada qualche contatto. Una priorità per me, dal momento che ho deciso di aprire la mia agenzia, è stata ricrearmi un network di potenziali clienti, fornitori e rappresentanti di enti pubblici. Senza un network di contatti per cui tu lavori e che lavorano per te manca quella componente di collaborazione necessaria a dare vita ad un giro di business.

6. Promettere troppo. Dai ammettetelo.... più è l'inesperienza più si vuole promettere la luna. Io sono stracolpevole. Quando ho cominciato a 16 anni raggranellando i miei soldini e investendo in serate di amici in discoteca promettevo di essere capace di fare fuoco e fiamme. Sicuramente ho imparato molto e molto in fretta. Ma è un modo rischioso di imparare perché si possono deludere le aspettative e perdere committenti che credono in voi.

5. Non credere nelle proprie capacità. Segue dal punto precedente che è necessario sapere cosa si è capaci di fare, e crederci fino in fondo. La confidenza nelle proprie capacità è il miglior strumento promozionale del proprio business. Il cliente capisce immediatamente che sapete di cosa state parlando, così come si rende conto altrettanto velocemente del contrario.

4. Cercare di fare tutto
. Mea culpa, ancora. In inglese mi si definirebbe control freak ovvero mostro del controllo. In effetti ho sempre pensato che certe cose è meglio farle da solo che condividerle con una squadra. E' sono ancora convinto della validità di questo concetto. Il piccolo problema è che non è possibile assicurare standard di qualità per eventi sopra le 200 persone se non si dividono i compiti. In quest'ottica è importante circondarsi di persone che la pensano alla stessa maniera in quanto ad obiettivi.

3. Essere irresponsabili economicamente
. Ancora una volta la riflessione è duplice. Un'attenzione particolare ha il budget dell'evento e l'interazione di esso con i clienti. Uno sforzo notevole deve essere in egual maniera indirizzato ad assicurare la sanità finanziaria dell'agenzia in cui si opera. Il punto 6 è qualcosa che può seriamente compromettere la stabilità economica di un'agenzia, così come le spese eccessive. Se siete lesti come Clint Eastwood in quanto a mano al portafogli, il mio consiglio e di preporre una persona che si occupa della contabilità e dei flussi di danaro.

2. Non sapere il prezzo della vostra prestazione
. La psicologia del consumatore indica che un prezzo troppo basso può far percepire il vostro servizio come non adeguato, così come un prezzo troppo alto può apparire ingiustificato. Sapere quanto il cliente è disposto a pagare è fondamentale per poter arrivare a fine anno contenti. In questo senso è importante interloquire col cliente capire le sue esigenze, ma anche saper tradurre le esigenze in ore di lavoro.

1. Avere obiettivi modesti
. Qual'è la vostra aspirazione professionale? Se vi siete aperti un'agenzia così come avreste aperto un ristorante ci sono poche probabilità di successo. Se al contrario siete convinti e motivati e pensate di poter arrivare in fondo è fondamentale crearsi degli obiettivi. Questi ultimi devono essere misurabili e concreti, così come realistici. Il mio obiettivo quando ho cominciato è stato arrivare ad essere coordinatore di un evento. Ora che comincio la mia avventura in solitario gli obiettivi cambiano....

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