Come detto in precedenza è fondamentale capire le dinamiche tra le parti coinvolte in un evento. Di sicuro è cruciale capirne il ruolo, l'influenza sull'evento e la posta in gioco di ognuno.
Alcuni suggerimenti si applicano ad ogni forma di evento, sia esso una conferenza o un matrimonio, un concerto o una raccolta fondi.
Capire le parti con cui si ha a che fare. Innanzi tutto è mia pratica mettere nero su bianco chi partecipa all'evento e i suoi interessi. Non dò mai nulla per scontato e di solito quando scrivo mi rendo conto di supposizioni mentali che si rivelano in seguito inesatte. Pensate ai ruoli in una conferenza ed in un festival. Confrontatevi con la tabella qui sotto e capirete la differenza tra il pensare e lo scrivere nero su bianco.
Capire le motivazioni di ognuno. Perchè un particolare gruppo di persone è coinvolto nel tuo evento? Quali sono le sue esigenze? Quali sono i suoi bisogni e soprattutto cosa si aspettano dall'organizzazione?
Dare priorità. Forse l'aspetto con più impatto sulla riuscita finale. Una volta che ho scritto nero su bianco gli attori e le loro aspettative, conferisco un impatto di queste aspettative sulla riuscita dell'evento e sulla mia reputazione. E' importante soddisfare le esigenze di tutti, ma obiettivi chiari indicano la priorità di soddisfare innanzitutto alcune esigenze.
Capire la forza della comunità. Le comunità sono sia partecipanti che giudici di un eento, Capire la forza delle comunità e rispettare il loro ambiente pò diventare un eccellente strumento promozionale per l'evento stesso.
Ecco una lista ipotetica di attori di due diversi eventi:
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