Qualche suggerimento che di solito fa la differenza, qualunque sia il vostro evento una conferenza, un concerto, una festa o un matrimonio.
10. Impostare obiettivi chiari. Al fine di comprendere se si è fatta la cosa giusta durante un evento, è fondamentale avere obiettivi misurabili, realistici, specifici e inquadrabili in una scadenza temporale. Avere obiettivi che rispettano questi parametri aiuta nel capire cosa è importante durante un evento ma soprattutto indica se un evento ha avuto successo o meno. Nel mondo intangibile dei servizi, avere obiettivi chiari aiuta a dare ai committenti, agli sponsors e ai partecipanti, criteri oggettivi di giudizio.
9. Scegliere il team con attenzione. Due persone che contribuiscono, ascoltano e ritengono che il conflitto debba essere solo costruttivo, possono bastare per un meeting con 600 delegati. Bisogna sicuramente cercare questo tipo di persone.
8. Organizzare il Marketing. Il marketing è una scienza, di certo non il mostro cattivo della pubblicità. Marketing significa informare persone con un'esigenza che esiste un'ottima soluzione. Per un evento un buon marketing si traduce in riduzione del rischio di avere posti vuoti, bassa partecipazione di sponsor, poco coinvolgimento degli enti pubblici. Le 4 P sono sicuramente un concetto vetusto ma siamo sicuri di sapere quali sono le 4 P del nostro evento.
7. Pianificare. Pensare a cosa succederà un'ora, un giorno o due settimane da oggi è una fondamentale caratteristica del Planner. Pianificare e tentare di controllare ciò che succederà è cruciale affinchè non si verifichino continue situazioni di crisi.
6. Identificare i propri Target. Perché il 70% del pubblico della vostra conferenza sui problemi dell'anzianità è fatto di studenti annoiati? Sicuramente perchè non si è identificato il pubblico di riferimento, non lo si è descritto abbastanza e quindi si è persa la possibilità di coinvolgerlo. Il danno per gli sponsor potrebbe compromettere la vostra reputazione.
5. Promuovere bene. Tutto è al suo posto....tavoli, sedie, microfoni, proiettori, buffet, ma perchè in una sala per 600 persone ci siete solo voi e il personale di accoglienza? Questo è uno scenario possibile se non si informa il proprio pubblico che sta succedendo qualcosa di davvero importante e rilevante per loro.
4. Capire i ruoli. Chi è coinvolto nell'evento? Chi ne trarrà beneficio? Chi ha investito di più nell'evento?
3. Dare priorità. Chi ha priorità di essere soddisfatto nelle aspettative relative all'evento? E' fondamentale dare priorità alle esigenze di partecipanti, sponsors, fornitori, relatori, artisti etc. Nel fare ciò bisogna porsi una domanda: quale esigenza è più importante per la buona riuscita dell'evento e quindi perché la mia reputazione di planner ne tragga beneficio.
2. Monitorare la soddisfazione. Come detto in precedenza i servizi non sono come una saponetta. Non si possono toccare, odorare, vedere fisicamente. Il planner consapevole sa come misurare la soddisfazione di chi ha partecipato all'evento e soprattutto sa quanto questi risultati possano influenzare il giudizio di sponsor e committenti.
1. Sapere cosa sta succedendo. L'unica capacità del planner rispetto ad un essere umano qualunque è avere il dono dell'ubiquità. Questo superuomo sa' cosa sta succedendo nell'area buffet a dieci minuti dalla fine della conferenza mentre si passa il microfono all'ultimo relatore. Inoltre, ha già informato gli steward e le hostess su dove guidare la gente al termine della sessione e il catering sulle esigenze dietetiche del main sponsor. Bisogna farsi domande costantemente e rispondervi velocemente.
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